文書保管管理

2022年8月1日(月)ご注文分より、マテリアル販売商品の価格改定をいたします。
詳細は、下記よりご確認をお願いいたします。
価格改定:マテリアル販売商品表

サービス概要

特長

企業活動上保存しておく必要のある文書などを、文書保管箱を用いて機密性を確保したまま保管倉庫まで運送し、厳重に保管・管理いたします。またお客さまの必要に応じて保管文書の返却・閲覧・溶解処理を行うことが可能です。

引き取りから保管、溶解処理まで、一貫したサービスをご提供します。

サービス概要
対象となるお客さま

送る側
法人

受け取る側
法人

料金のお支払い方法

元払い(売掛)
荷送人さまへ月ごとにまとめて請求書を発行

セキュリティ

万全のセキュリティ

大切な文書をお預かりする上で、欠かせないのがセキュリティです。
お客さまの大切な情報資産を万全の安全保管設備にてお預かりします。また、専任のオペレーターのみが保管庫へ入るという運用を徹底しています。

【指紋認証】指紋認証+静脈センサーにて部外者の侵入を防止【人感センサー】小動物にも反応する高感度センサー【防犯カメラ】3コマ/秒、カラー

  • その他、【防犯カメラ】【マグネットセンサー】【垂直搬送機の開閉門】等
ポイント

徹底した湿度管理

湿度管理設備を完備しています。梅雨などの湿気の多い時期でも経年変化を起こさない湿度を保ちます。それにより、紙に湿気を吸収させることなく保管します。

  • 紙の保存に最適な湿度=45~65%

オーダーの簡素化

お手持ちのPCから文書保管専用システムのWeb画面にログインしていただけます。そこで、保管・返却・廃棄といった情報を簡単に入力するだけでオーダーができます。

溶解処理で情報を保護

保管期間の過ぎた書類を溶解処理し、情報の漏えいを防止します。

文書保管箱
機密文書専用箱(文書保管箱)

専用の文書保管箱または既存のBOXをご利用いただけます。

  • 専用の文書保管箱をご用意しています。
    (タテ340mm、ヨコ450mm、高さ280mm(外寸))
    • A3用紙サイズ
  • お客さま既存のBOXを使用する場合
    (タテ340mm以内、ヨコ450mm以内、高さ280mm
    (外寸)以内)
    • ご要望により規定箱以外のサイズもご用意します。
  • スマートクラブの登録(IDの取得)が必要です。

機密文書専用箱(文書保管箱)

サイズ(mm) 価格(税込)
A3対応:A3用紙がそのまま入る大きさ
タテ340×ヨコ450×高さ280(外寸)以内
1枚404円
A4対応:A4用紙がそのまま入る大きさ
タテ250×ヨコ340×高さ280(外寸)
1枚344円

サービスご利用の流れ

STEP 1

スマートクラブにご登録いただきます。(IDの取得)

STEP 2

文書保管管理登録申請書にご記入(入力)いただきます。

  • ご記入(入力)されたシートは集荷の際、担当のセールスドライバー®へお渡しください。

STEP 3

保管したい文書箱の登録をしていただきます。

STEP 4

文書保管箱に保管文書を梱包し、お客さまのプリンタから出力した専用荷札または専用ラベルを貼り付けます。

STEP 5

セールスドライバー®が集荷し、機密性を保持したまま保管倉庫まで運びます。

STEP 6

保管倉庫にて厳重に保管、管理いたします。

STEP 7

お客さまの必要に応じてスマートクラブのサイト内より、保管文書の返却、閲覧、引き取り、溶解処理のご依頼が可能です。
溶解処理後はスマートクラブのサイト内で溶解処理証明書の発行が可能となります。

ご利用方法

  1. 初めてご利用いただく際は、スマートクラブの登録(IDの取得)が必要となります。(お申し込みからサービス開始まで、1週間程かかります。)
  2. お預かりしている文書保管箱の保管状況はスマートクラブのサイト内にてご確認いただけます。
  3. 溶解処理後、スマートクラブのサイト内より「溶解処理証明書」の発行ができます。
    発行可能期間:溶解処理後60日間
    • 発行期限を経過した場合の再発行はできません。

    溶解処理証明書 サンプル

  4. 大量の文書保管箱の一括依頼(チャーターサービス)の提案も可能です。詳しくは担当営業所へお問い合わせください。

ご利用上の注意

  1. 期間満了後に溶解処理を希望される場合、ホッチキス、クリップ、綴じ紐、ファイル(金属製留め金付き)等、書類に付随するものは、混入可能ですが、それ以外の文具、CD-ROM、フロッピーディスクなどの紙以外のものは混入しないでください。
  2. 文書保管箱のサイズはタテ340×ヨコ450×高さ280mm(外寸)以内のものを使用してください。
  3. 運賃とは別途、荷役料と保管料が発生いたします。詳しくは担当営業所へお問い合わせください。

お問い合わせ

お問い合わせフォームをご利用ください。

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